【Excel】GROUPBY関数の使い方｜項目ごとの合計を式1つで。出てこないときの確認・並び替え・小計まで

毎月の経費を、費目ごとに合計する。

UNIQUE関数で費目の一覧を出して、それをコピーして貼り付けて、隣にSUMIF関数を入れて、最後に合計を足す。こういう作り方をしている方は多いと思います。

GROUPBY（グループバイ）関数を使うと、この集計表が数式1つでできます。費目の名前も、費目ごとの金額も、一番下の総合計も、全部その1つの数式から出てきます。費目の一覧を先に用意する必要もありません。

この記事では、基本の集計表を作ったあと、金額の大きい順への並べ替え、部署ごとの小計、1つの部署だけの集計まで順に進めます。

GROUPBY関数が使えるExcel
1. 「GROUPBY」が候補に出てこないとき
例に使う表
覚えるのは最初の3つだけ
基本の集計表を作る
1. 合計が合っているか確かめる
行を足しても集計に入らないとき
1. 元の表をテーブルにする
2. 数式の範囲をテーブルの列に直す
合計ではなく平均・件数を出す
金額の大きい順に並べ替える
部署ごと・費目ごとにまとめる
1. 部署ごとの小計を出す
1つの部署だけを集計する
7つの指定の一覧
SUMIF関数・ピボットテーブルとの違い
まとめ

GROUPBY関数が使えるExcel

GROUPBY関数は、Microsoft 365のExcelで使える関数です。

自分のExcelで使えるかは、セルに =GROUP まで打ってみると分かります。候補の一覧に「GROUPBY」が出てくれば使えます。

「GROUPBY」が候補に出てこないとき

買い切り版のExcel（Excel 2021・Excel 2024など）には、GROUPBY関数がありません
Microsoft 365でも、Excelが古いままだと出てこないことがあります。「ファイル」→「アカウント」→「更新オプション」から更新してみてください
GROUPBYを使ったファイルを、GROUPBYが無いExcelで開くと、セルに #NAME? と出ます。ファイルを渡す相手のExcelにも注意が必要です

例に使う表

10月の経費明細です。A列から順に、日付・部署・費目・内容・金額が並んでいます。見出しが1行目、データは2行目から61行目までの60件です。

	A	B	C	D	E
1	日付	部署	費目	内容	金額
2〜61	（10月の経費が60件）

これを、費目ごとの合計の表にします。

覚えるのは最初の3つだけ

GROUPBY関数には指定するところが7つありますが、最初に覚えるのは3つだけです。

順番	画面の表示	意味	今回
1つ目	行フィールド	何でまとめるか	費目（C列）
2つ目	値	何を集計するか	金額（E列）
3つ目	関数	どう集計するか	合計（SUM）

「費目でまとめて、金額を、合計する」。これをそのまま順番に入れます。

基本の集計表を作る

結果を出したいセル（今回はG2）を選んで、次のように入力します。

=GROUPBY(C2:C61,E2:E61,SUM)

入力の手順はこうです。

=GROUPBY( と入力する
C2をクリックして、Ctrl＋Shift＋↓で費目の列を選ぶ
カンマを入れて、E2をクリックして、Ctrl＋Shift＋↓で金額の列を選ぶ
カンマを入れると関数の候補が出るので、SUMを選ぶ
かっこを閉じてEnter

G列に費目が並び、H列にそれぞれの合計金額が出ます。一番下には総合計も出ています。

合計が合っているか確かめる

元の表の金額の列（E列）の見出しをクリックすると、画面右下に選んだ範囲の合計が表示されます。ここを「ステータスバー」と言います。この数字と、GROUPBYの総合計が同じなら合っています。

合計が表示されていないときは、ステータスバーを右クリックして「合計」にチェックを入れてください。

行を足しても集計に入らないとき

このままだと、ひとつ困ることがあります。

62行目に新しい経費（10月31日・総務部・研修費・15,000円）を足しても、集計表に研修費が出てきません。

数式を見ると、範囲が C2:C61 E2:E61 のように61行目までで止まっているからです。62行目は範囲の外なので、集計されません。データが増えるたびに数式の範囲を直すのでは、せっかくの自動集計が台無しです。

元の表をテーブルにする

ここで使うのが、Excelのテーブルです。

元の表の中をどこか1つクリックする
Ctrl＋Tを押す
「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確かめて、OK
「テーブルデザイン」タブの左端で、テーブル名を「経費明細」に変える（分かりやすくするため）

数式の範囲をテーブルの列に直す

数式のセルをダブルクリックして、C2:C61 の部分を選び直します。C2をクリックしてCtrl＋Shift＋↓を押すと、範囲が 経費明細[費目] という書き方に変わります。金額の E2:E61 も同じように選び直します。

=GROUPBY(経費明細[費目],経費明細[金額],SUM)

テーブルの列で指定しておくと、テーブルに行が増えたとき、集計の範囲も一緒に広がります。

試しに63行目に「10月31日・企画部・雑費・花代・3,000円」を足すと、今度は数式を直さなくても、集計表に雑費が出てきます。

GROUPBY関数とテーブルを組み合わせるのが、毎月の集計表を作り直さないためのポイントです。

費目ごとの合計を出すだけなら、ここまでで十分使えます。ここから先は、もう少し便利に使いたい方向けです。

合計ではなく平均・件数を出す

3つ目の「関数」を変えると、集計の仕方が変わります。

=GROUPBY(経費明細[費目],経費明細[金額],AVERAGE)
=GROUPBY(経費明細[費目],経費明細[金額],COUNT)

AVERAGEにすると費目ごとの平均、COUNTにすると費目ごとの件数になります。3つ目でカンマを入れたときに出る候補の一覧から選べば、つづりを間違えません。

金額の大きい順に並べ替える

そのままだと、費目は名前の順に並びます。会議や報告に使うなら、金額の大きい順のほうが、どの経費が多いか一目で分かります。

並べ替えは6つ目で指定します。

=GROUPBY(経費明細[費目],経費明細[金額],SUM,,,-2)

SUM のあとにカンマが3つ続いているのは、4つ目と5つ目を飛ばしているからです。使わないところは、カンマだけ打てば飛ばせます。

6つ目に入れる数字の決まりはこうです。

数字は、集計結果の何列目を基準にするか（1列目が費目、2列目が金額）
プラスなら小さい順（昇順）、マイナスなら大きい順（降順）

金額（2列目）の大きい順にしたいので、-2 です。2 にすると、金額の小さい順になります。

部署ごと・費目ごとにまとめる

費目ごとの合計で、どの費目にお金を使っているかは分かりました。次は、それをどの部署が使っているかです。

1つ目の「何でまとめるか」に、部署と費目の2列をまとめて指定します。

=GROUPBY(経費明細[[部署]:[費目]],経費明細[金額],SUM)

B2からC2までを選んでCtrl＋Shift＋↓を押すと、この書き方になります。部署ごとに、費目別の金額が並びます。

1列を指定すれば費目ごと、2列を指定すれば「部署と費目の組み合わせ」ごと。仕組みは同じです。

※ この [[部署]:[費目]] は、隣り合った列をまとめて指定する書き方です。

部署ごとの小計を出す

この表だと、営業部が全体でいくら使ったかが分かりません。そこで、5つ目の「総計詳細」で小計を出します。

=GROUPBY(経費明細[[部署]:[費目]],経費明細[金額],SUM,,2)

5つ目を 2 にすると、総計に加えて部署ごとの小計も出ます。5つ目を省略したときや 1 にしたときは、一番下の総計だけです。

1つの部署だけを集計する

最後に、全部の部署ではなく、総務部だけの集計表がほしいときです。

7つ目に、残したいデータの条件を書きます。

=GROUPBY(経費明細[[部署]:[費目]],経費明細[金額],SUM,,1,,経費明細[部署]="総務部")

経費明細[部署]="総務部" で、部署が総務部の行だけが集計されます。1つの部署だけなら小計は要らないので、5つ目は 1 にしています。

GROUPBY関数は、集計するだけでなく、集計する前にデータを絞り込むこともできます。

7つの指定の一覧

順番	画面の表示	意味	この記事での使い方
1つ目	行フィールド	何でまとめるか	経費明細[費目]、経費明細[[部署]:[費目]]
2つ目	値	何を集計するか	経費明細[金額]
3つ目	関数	どう集計するか	SUM・AVERAGE・COUNT
4つ目	フィールドヘッダー	見出しの扱い	使っていない
5つ目	総計詳細	総計・小計	1（総計だけ）・2（総計と小計）
6つ目	並べ替え	並べる順番	-2（金額の大きい順）
7つ目	フィルター	集計する行の条件	経費明細[部署]=”総務部”

使わないところは、カンマだけ打って飛ばします。

SUMIF関数・ピボットテーブルとの違い

これまで、こうした集計はSUMIF関数やピボットテーブルで作るのが定番でした。もちろん、今でもそれで作れます。

SUMIF関数は、UNIQUE関数と組み合わせると、費目の一覧も自動にできます。

=UNIQUE(FILTER(C2:C100,C2:C100<>""))
=SUMIF(C2:C100,H2#,E2:E100)

1つ目で空白を除いた費目を重複なしで並べ（H2に入力）、2つ目でその費目ごとに合計しています。H2# は、H2から下に広がった（スピルした）費目全部を指す書き方です。ただ、この形だと総合計は別に作る必要があります。

ピボットテーブルは、費目も合計も出せます。ただ、元のデータを変えたり足したりしたときは、「更新」を押したり、データの範囲を変えたりする手間がかかります。ドラッグで見方をいろいろ変えたいときには便利です。

	GROUPBY	UNIQUE＋SUMIF	ピボットテーブル
数式の数	1つ	2つ以上	数式は使わない
総合計	自動で出る	別に作る	自動で出る
データを足したとき	自動（テーブルなら）	自動（範囲を広めにとれば）	更新が必要
使えるExcel	Microsoft 365	Excel 2021以降・365	ほとんどのExcel